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Inventur – mit der Sage Office Line ein Kinderspiel (Teil 2)

15.12.2015

Inventur
 
 

Nachdem Sie im ersten Teil unseres Blogartikels zur Inventur gelernt haben, welche Vorbereitungsarbeiten zu erledigen sind, zeigen wir Ihnen in diesem Teil Schritt für Schritt, wie die Inventur durchgeführt wird und welche Einstellungen Sie beachten müssen.

 
 

Durchführung der Stichtagsinventur

Die Menüpunkte im Regiezentrum sind für die Inventur in der Reihenfolge angeordnet, wie Sie sie bei der Durchführung der Inventur abarbeiten können. Die einzelnen Schritte zur Stichtagsinventur finden Sie in der Warenwirtschaft über <<Regiezentrum>> <Lagerwirtschaft> <Lagerinventur> <Stichtagsinventur>.

 
 

1. Schritt: Eröffnung der Inventur

Starten Sie die Inventur über den Menüpunkt „Inventureröffnung“.

Die Inventur können Sie nur für ganze Lager eröffnen. Mit dem Zusatzmodul „Erweiterte Lagerwirtschaft“ haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Inventur für Lagerplätze zu eröffnen.

Beim Erstellen der Inventur wird die Zählliste automatisch wie das ausgewählte Lager benannt und kann nicht manuell verändert werden. Verfügen Sie über das Zusatzmodul „Erweiterte Lagerwirtschaft“, können Sie freie Bezeichnungen für Ihre Zähllisten vergeben.

 
 
Hinweis-Icon

HINWEIS für Anwender mit dem Zusatzmodul „Erweiterte Lagerwirtschaft“:

Da Sie die Möglichkeit besitzen, eine Inventurhistorie zu erstellen, darf die Zähllistenbezeichnung höchstens einmal pro Geschäftsjahr vergeben werden.


Vergeben Sie hier möglichst eindeutige Bezeichnungen, aus denen z. B. der Bezugszeitraum hervorgeht.

 
 
 

Schränken Sie die Inventur nach einem Artikel ein, bedeutet dies nicht, dass nur für diesen Artikel die Inventur eröffnet wird. Es wird für die kompletten Lager, in dem sich der ausgewählte Artikel befindet, die Inventur eröffnet.

Möchten Sie eine Inventur für ein Lager eröffnen, für das bereits in diesem Geschäftsjahr eine Inventur gelaufen ist, muss bei dem Punkt „Inventierte Lager“ die Einstellung „Ja“ getroffen werden.

Durch die Einstellung in dem Feld „Artikel ohne Bestände“ können Sie steuern, ob auf der Zählliste auch Artikel ausgewiesen werden sollen, die laut System über keinen Bestand verfügen.

 
 
Hinweis-Icon

TIPP: Da nicht gleichzeitig mehrere Mitarbeiter auf eine Zählliste zugreifen können, empfehlen wir Ihnen, die Inventur pro Lager zu eröffnen.
Somit haben Sie die Möglichkeit, dass mehrere Mitarbeiter die Inventurbuchungen vornehmen können.

 
 
 

Bei einer Jahresabschlussinventur empfehlen wir Ihnen, in dem Feld „Sperrstatus“ die Einstellung „Ab Eröffnung sperren“ vorzunehmen.

Folgende Stati stehen Ihnen zusätzlich als Sperrstatus zur Verfügung: 

 
 
  • Ab Eröffnung sperren (empfohlen): Hier erfolgt die Sperre des Lagers, sobald Sie die Zähllisten erstellt haben.
  • Lager sperren bei Aktualisierung: Sobald Sie den Menüpunkt „Buchbestände aktualisieren“ auswählen, werden alle betroffenen Lager gesperrt.
 
 
  • Ab Erfassung sperren: Die Sperre wird hier gesetzt, sobald Sie mit der Inventurerfassung beginnen.
  • Ab Nachzählung sperren: Wenn Sie möchten, dass Ihr Lager erst gesperrt wird, sobald Sie eine Nachzählliste der Inventur erstellen, müssen Sie diese Einstellung auswählen.
  • Lager nicht sperren: Bei dieser Einstellung erfolgt keine Sperre des Lagers. (Für die Stichtagsinventur nicht empfohlen. Sollte eher für „Stichprobenzählungen“ im laufenden Jahr genutzt werden.)
 
 

2. Schritt: Drucken der Zähllisten

Nachdem die Inventur eröffnet wurde, müssen Sie nun die entsprechenden Zähllisten drucken. Für den Druck der Zähllisten öffnen Sie den Menüpunkt „Inventurzähllisten“.

 
 

In dieser Maske wählen Sie über das Dropdown-Menü (Pfeil nach unten) alle Zähllisten aus, für die Sie zuvor die Inventur eröffnet haben.

 
 
Hinweis-Icon

WICHTIG: Standardmäßig ist als Druckvariante der „Infodruck“ ausgewählt. Damit Sie jedoch die Zählliste auch bei der Inventurerfassung bearbeiten können, muss hier die Einstellung „endgültiger Druck“ ausgewählt sein.

 
 
 

3. Schritt: Erfassen der Inventur

Haben Sie alle Zähllisten gedruckt und der Ist-Bestand wurde von den Mitarbeitern aufgenommen, können Sie mit der Erfassung der gezählten Mengen beginnen.

 
 
 
 
Hinweis-Icon

HINWEIS für Anwender mit dem Zusatzmodul „Erweiterte Lagerwirtschaft“: Setzen Sie die erweiterte Lagerwirtschaft ein, haben Sie die Möglichkeit, Benutzer für die Inventur zu hinterlegen.


Ist dies der Fall, kann die Inventurerfassung
nur derjenige Benutzer durchführen, der die Inventur eröffnet hat bzw. der im Register „Personal“ der Inventureröffnung als Buchhaltung ausgewählt wurde.

 
 
 

Wählen Sie in der untenstehenden Maske im Feld „Zählliste“ über das Dropdown-Menü die gewünschte Zählliste aus.

 
 
 
 

Ihnen stehen jetzt alle Artikel aus der Zählliste für die Erfassung der gezählten Bestände bereit.

In dem Feld „Inventur eröffnet am“ wird das Datum angezeigt, an dem die Zählliste erstellt und somit die Inventur eröffnet wurde. Dieses Datum können Sie nicht mehr verändern. 

Das Feld „Zähldatum“ wird mit dem Datum gefüllt, an dem der Bestand der Zählliste gezählt wurde. Als Datum in dem Feld „Erfassungsdatum“ wird automatisch das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Diese Werte können Sie bei Bedarf verändern.

 
 

Für Anwender die Seriennummern und Chargen verwenden:

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Erfassung von Artikeln, die über Serien- oder Chargennummern verfügen, entsprechend des gezählten Bestandes auch die dazugehörigen Nummern auswählen bzw. nachtragen müssen.

 
 
 
 
Hinweis-Icon

HINWEIS: In Nachzähllisten werden manuell erfasste Artikel nicht aufgeführt, sie müssen
bei der Inventurerfassung neu eingegeben werden.

 
 
 

Sollten Sie Ihre Inventurerfassung nicht in einem Arbeitsgang durchführen, empfehlen wir Ihnen, über die Schaltfläche [Optionen] den Menüpunkt „Nicht erfasste Positionen anzeigen“ auszuwählen. Dies erleichtert Ihnen die weitere Erfassung, da die bereits bearbeiteten Zeilen nicht mehr angezeigt werden.

 
 
 
 

In der Inventurerfassung können auch Artikel eingefügt werden, die sich nicht auf der Zählliste befinden. Gehen Sie hierzu über die Schaltfläche [Optionen] auf den Menüpunkt „Artikel hinzufügen“.

 
 

4. Schritt: Auswerten der Inventur

Um sicher zu gehen, dass sämtliche Artikel für die Inventur erfasst wurden, gibt es eine neue Auswertung. Unter <Lagerwirtschaft> <Lagerinventur> <Stichtagsinventur> finden Sie die Auswertung „Bestände mit fehlender Inventur“.

 
 

Hier können Sie alle Artikelbestände ermitteln, für die im aktuellen Geschäftsjahr noch keine Stichtagsinventur durchgeführt wurden. Für diese Artikel müssen die Zählergebnisse in der Zählliste nachgetragen werden.

 
 

Wenn für einzelne Artikel oder sogar komplette Lager noch keine Zählergebnisse erfasst wurden, gibt die Office Line bei der Inventurübernahme einer Zählliste eine entsprechende Hinweismeldung.

 
 

Hinweis für Anwender mit dem Zusatzmodul „Erweiterte Lagerwirtschaft“:

Über <Lagerwirtschaft> <Lagerinventur> <Sonderinventurverfahren> <Bestände mit fehlender Inventur> können Sie alle Artikel ermitteln, denen im <Artikelstamm>, Register "Lagerhaltung" beim Feld „Inventur“ das Kennzeichen „permanent“ zugewiesen ist und für die im aktuellen Geschäftsjahr noch keine permanente Inventur durchgeführt wurde.

 
 

Erstellen Sie die Auswertungen der Inventur bevor Sie die Inventur abschließen.
Nachdem eine Inventur abgeschlossen wurde, können nachträglich Inventurauswertungen erstellt werden.

 
 
 
 

Nachdem alle Bestände der Artikel aus den Zähllisten in der Inventurerfassung eingegeben wurden, können Sie nun mit der Auswertung der Inventur beginnen.

Wenn die Erfassung der Inventur abgeschlossen ist, empfehlen wir Ihnen, das „Inventurerfassungsprotokoll“ zu erstellen. Dieses Protokoll verschafft Ihnen einen Überblick über die bei der Inventur erfassten Artikelbestände.

 
 
 
 
 
 

Über den Menüpunkt „Inventurbewertung“ können Sie die Inventurbewertung für die aktuelle Inventur erstellen. Haben Sie speziell für die Inventur Bewertungssätze definiert, werden diese für die Inventurbewertung herangezogen. 

Haben Sie keine abweichenden Bewertungssätze hinterlegt, werden die Bewertungssätze aus den Stammdaten des Artikels verwendet.

 
 
 
 

Wie Sie Bewertungssätze für die Inventur definieren können, finden Sie in Teil I unseres Inventur-Blogs – in unserem Fallbeispiel in dem Bereich der Vorbereitungsarbeiten.

 
 

Gehen wir nun einmal gemeinsam die Einstellungen durch, die Sie für die Erstellung der Inventurbewertung tätigen können:

Bewertungssätze

Möchten Sie sich in der Bewertung nur Artikel mit bestimmten Bewertungssätzen anschauen, müssen wir hier die entsprechende Einstellung vornehmen.

Bewertungssätze

Bei der Auswahl „Gleich 100 %“ werden Ihnen die Artikel angezeigt, die über einen Bewertungssatz von 100 % verfügen. Möchten Sie die Auswertung für alle Artikel erstellen, deren Bewertungssatz unter 100 % liegt, müssen Sie die Einstellung „Kleiner 100 %“ wählen.

 
 

Bewertungsansatz

Diese Einstellung können Sie nutzen, wenn Sie die Inventurbewertung nur für bestimmte Mengen erstellen möchten. Bei der Standardeinstellung „Inventurbestände“ werden alle Bestände aus den Zähllisten der Inventur mit einbezogen. 

Bewertungsansatz

Möchten Sie die Bewertung speziell für die Mengen der Differenzen aus der Inventur erstellen, stehen Ihnen die Einstellungsmöglichkeiten „Inventurdifferenzen“, „Inventurfehlmengen“ und „Inventurüberschüsse“ zur Verfügung.

 
 

Berichtsvariante (Zusatzmodul Erweiterte Lagerwirtschaft)

Bei Ihrer Inventur kann es aufgrund großer Artikelmengen durchaus sein, dass der Bericht der Inventurbewertung relativ umfangreich wird. Die Einstellung der Berichtsvariante bietet Ihnen die Möglichkeit, sich zwischen verschiedenen Berichtsvarianten zu entscheiden:

Berichtsvariante (Zusatzmodul Erweiterte Lagerwirtschaft)
  • Ausgabe pro Artikel: Gibt es einen Artikel, der auf mehreren Lägerorten bzw. Lagerplätzen vorhanden ist, wird dieser Artikel auch dementsprechend oft in der Auswertung ausgewiesen.
  • Kumulierte Artikelausgabe: Wählt man diese Variante, wird der Artikel nur einmal ausgewiesen, auch wenn dieser auf verschiedenen Lagerorten bzw. Lagerplätzen liegt. Hier bekommen Sie die kumulierte Bestandsmenge ausgewiesen.
  • Ausgabe pro Lagerplatz: Bei dieser Berichtsvariante werden die Artikel nach Lagerort sortiert. Diese Auswertung empfehlen wir, wenn Sie die Bewertung z. B. für einzelne Lagerplätze durchführen möchten.
 
 

Preisgrundlage

Durch diese Einstellung steuern Sie, auf welchen Preis sich die Bewertung beziehen soll. Achten Sie bitte darauf, dass die Preisgrundlage, die Sie an dieser Stelle auswählen, auch korrekt bei den Artikeln gepflegt ist. Wir empfehlen Ihnen, hier den mittleren EK als Preisgrundlage auszuwählen.

Preisgrundlage
 
 

Stichtag

Das Feld „Stichtag“ bietet Ihnen zwei verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Über dieses Feld steuern Sie, von welchem Zeitpunkt der Preis der ausgewählten Preisgrundlage gezogen werden soll.

Stichtag

Bei der Einstellung „aktuell“ wird der Preis aus den Stammdaten gezogen, sobald die Inventurbewertung erstellt wird. Möchten Sie, dass der Preis von dem Zeitpunkt gezogen wird, an dem die Inventur erstellt wurde, müssen Sie die Einstellung „Inventureröffnung“ auswählen.

Über die Auswertung „Inventurdifferenzen“ erhalten Sie eine schnelle Übersicht darüber, welche Bestandsdifferenzen bei den Artikeln aufgetreten sind. 

 
 

In unserem Beispiel haben wir die Einstellung in dem Feld „Differenzen“ auf „alle“ gestellt. Somit bekommen Sie nun alle Differenzen angezeigt, die bei der Inventur entstanden sind.

Wenn die erstellte Auswertung ohne Einschränkung über ein zu großes Datenvolumen verfügt, können Sie diese über das Feld „Differenzen“ zusätzlich einschränken. Wählen Sie hier die Einstellung „Fehlmengen“, werden die Artikel angezeigt, bei denen durch die Inventur eine negative Differenz entstanden ist (Buchbestand höher als der Istbestand). 

Durch die Einstellung „Überschüsse“ werden Ihnen die Artikel angezeigt, bei denen eine positive Differenz entstanden ist (Buchbestand niedriger als der Istbestand). 

Sollten Ihnen die Differenzen zu hoch sein, haben Sie die Möglichkeit, in der Warenwirtschaft über <<Regiezentrum>> <Lagerwirtschaft> <Stichtagsinventur> <Nachzähllisten> eine Nachzählliste für den gewünschten Bereich zu erstellen.

Dieser Bereich kann somit anhand der Nachzählliste erneut gezählt werden.

Jetzt ist die Inventur fast geschafft. Wie Sie die Inventur abschließen, lesen Sie im letzten Teil unseres ratGEBERs Inventur.

 
 

Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen sind mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendwelcher Art verbunden. Abaco Soft übernimmt folglich keine Verantwortung und wird keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgend eine Art der Benutzung dieser Informationen oder Teilen davon entsteht.

 

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