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Inventur – mit der Sage Office Line ein Kinderspiel (Teil 1)

27.11.2015

Inventur
 
 

Eine Inventur dient der Erfassung aller Lagerbestände. Sie, als Unternehmer, sind im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet, mindestens eine Inventur zum Geschäftsjahresende durchzuführen.

Im ersten Teil unseres ratGEBERS zeigen wir Ihnen, welche Vorbereitungen Sie für eine erfolgreiche Inventur treffen müssen.

 
 

Einleitung

Mit der Office Line haben Sie folgende Möglichkeiten, eine Inventur durchzuführen:

  • Stichtagsinventur
  • Inventur bei Einlagerung
  • Inventur durch Nullkontrolle
  • permanente Inventur (nur mit Zusatzmodul „Erweiterte Lagerwirtschaft“ möglich)
 
 

Bei der Inventurmethode „Stichtagsinventur“ handelt es sich um die wichtigste und gebräuchlichste Art der Inventur. Die Stichtagsinventur kommt üblicherweise einmal jährlich zum Geschäftsjahreswechsel zum Einsatz.

Wir möchten Ihnen mit unserem ratGEBER Inventur wichtige Einstellungen und die einzelnen Schritte am Beispiel der Stichtagsinventur erläutern.

 
 

So stellen Sie Ihre Grundlagen ein

 
 

Lagerstammdaten

Wenn Sie ein neues Lager in den Lagerstammdaten der Office Line anlegen, wird automatisch die Inventurmethode „Stichtagsinventur“ hinterlegt.

Diese Einstellung muss bei einem Lager hinterlegt sein, damit dieses bei der Stichtagsinventur berücksichtigt wird. Ob Sie bei einem Lager weitere Inventurmethoden auswählen können, ist von den Grundlageneinstellungen Ihres Mandanten abhängig.

Hinweis-Icon

HINWEIS: Bei der Inventurmethode „Stichtagsinventur“ handelt es sich um die wichtigste und gebräuchlichste Art der Inventur.


Die Stichtagsinventur kommt üblicherweise einmal jährlich zum Geschäftsjahreswechsel zum Einsatz. Die Eröffnung dieser Inventur erfolgt manuell.

 
 
 

Artikelstammdaten

Damit Sie Ihre Inventur korrekt erstellen können, reichen die Einstellungen in den Lagerstammdaten allein noch nicht aus. 

Auch im Artikelstamm ist auf gewisse Einstellungen zu achten. Die Einstellungen im Artikelstamm, die für die Inventur relevant sind, finden Sie in der Warenwirtschaft unter <<Regiezentrum>> <Stammdaten> <Artikelstamm> unter dem Register »Lagerhaltung«.

Grundsätzlich können nur Artikel für die Inventur verwendet werden, die auf Lagerführung „Ja“ stehen.

Folgende Feldern sind für die Inventur relevant:

Feld „Inventur“: Über diese Einstellung können Sie steuern, welche Inventurmethode für den ausgewählten Artikel gelten soll. Treffen Sie hier die Einstellung „Stichtag“.

Feld „Bewertungssatz“: Damit Ihre Inventur richtig bewertet wird, muss bei allen betroffenen Artikeln ein Bewertungssatz hinterlegt sein.

 
 

Bewertungssätze für Artikel

Der Bewertungssatz, der bei dem Artikel ausgewählt werden kann, muss zuvor in den Grundlagen angelegt werden. 

Die Maske für die Eingabe der Bewertungssätze finden Sie in der Warenwirtschaft unter <<Grundlagen>> <Stammdaten> »Bewertungssätze«.

Im Artikelstamm können Sie anschließend unter dem Register »Lagerhaltung« in dem Feld „Bewertungssatz“ den Bewertungssatz für den ausgewählten Artikel hinterlegen.

Hinweis-Icon

BITTE BEACHTEN: Die Abwertung über den kalkulatorischen Einkaufspreis kann nur dann erfolgen, wenn Sie bei allen anderen Artikeln die Einstellung bei „Preispflege kalkulat. EK“ auf „MEK übernehmen“ eingestellt haben.

 
 
 

Vorbereitungsarbeiten auf die Inventur

 
 
 
 

Überprüfen offener Vorgänge

Zu den Vorbereitungsarbeiten für die Inventur empfehlen wir Ihnen die Prüfung aller Ein- und Verkaufsvorgängen. 

Damit korrekte Bestände gezählt werden können, müssen alle lagerrelevanten
Bewegungen (z. B. Wareneingänge und Lieferscheine) gebucht sein. Unterstützung bei dieser Arbeit bieten Ihnen in der Office Line die Auswertungen „Offene Vorgänge Einkauf“ und „Offene Vorgänge Verkauf“ sowie die Auskünfte „Vorgangsauskunft Einkauf“ und „Vorgangsauskunft Verkauf“.

Für Anwender des Moduls „Produktion“:

Bitte beachten Sie, dass alle Rückmeldungen von Fertigungsaufträgen zum Zeitpunkt der Inventur gebucht sind, da Sie mit Ihren Rückmeldungen Materialentnahmen buchen und Halbfertigteile oder Fertigteile Ihrem Lager zubuchen.

Für Anwender des Zusatzpakets „Kommissionierung“:

Sind in der Office Line noch offene, nicht kommissionierte Vorgänge in einer Pickliste enthalten, ist eine Inventureröffnung nicht möglich. Bitte bearbeiten Sie zunächst alle noch offenen Picklisten und erstellen Sie entsprechende Lieferscheine.

 
 

Pflege der Preisgrundlage

Bei der Inventurbewertung können Sie später auswählen, welche Preisgrundlage Sie für die Bewertung heranziehen möchten. Sie können wählen zwischen:

  • Letzter Einkaufspreis
  • Mittlerer Einkaufspreis
  • Kalkulatorischer Einkaufspreis
  • Einzelpreis Verkaufspreis
 
 

Je nachdem welche Preisgrundlage Sie bei der Inventurbewertung verwenden möchten, sollte dafür gesorgt sein, dass der jeweilige Preis bei den Artikeln korrekt gepflegt ist.

Um kontrollieren zu können, ob bei allen Ihrer Artikeln ein Preis hinterlegt ist, können wir die Control-Center-Auskunft nutzen. Hierzu gehen wir in der Warenwirtschaft über <<Regiezentrum>> <Stammdatenlisten> <Artikel> <Artikelauskunft>.

Im Feld „Preisgrundlage“ wählen wir den Einkaufspreis aus, mit dem wir später die Inventur bewerten möchten.

In unserem Beispiel erkennen wir, dass die Stammdaten für den Artikel „Joghurt“ nicht korrekt gepflegt sind, der Mittlere EK fehlt. Wir können jetzt anhand der Liste unsere Stammdaten überarbeiten.

Hinweis-Icon

HINWEIS: Zur besseren Übersicht in der Auskunft können Sie in der einzelnen Spalte filtern. So haben Sie alle Artikel, die über keinen Wert in der Spalte „Mittlerer EK“ verfügen, schneller im Überblick.

 
 
 

Praxisfall

 
 
 
 

1. Abwertung über den Bewertungssatz

Möchten Sie einen Artikel über den Bewertungssatz abwerten, gehen Sie hierzu in der Warenwirtschaft über <<Regiezentrum>> <Stammdaten> <Artikel> in das Register »Lagerhaltung«.

Hier können Sie über das Feld „Bewertungssatz“ einen abweichenden Prozentsatz (in unserem Beispiel 80 %) hinterlegen.

 
 

Rechenbeispiel

MEK = 150,00 EUR
Bewertungssatz bisher = 100 %
Lagerbestand = 2 Stk.
Inventurwert = 300,00 EUR

MEK = 150,00 EUR
Bewertungssatz neu = 80 %
Lagerbestand = 2 Stk.
Inventurwert = 240,00 EUR

 
 
 

In der Inventur selbst können Sie über den Punkt „Bewertungssätze ändern“ die Bewertungssätze für die aktuelle Inventur ändern. Die Änderung der Bewertungssätze wird nicht in die Artikelstammdaten zurückgeschrieben, sondern ist nur für die aktuelle Inventur gültig.

 
 

2. Abwertung über den kalkulatorischen Einkaufspreis

 
 

Möchten Sie die Abwertung allerdings nicht über den Bewertungssatz steuern, haben Sie noch die Möglichkeit, dies über den kalkulatorischen Einkaufspreis abzubilden.

Hierfür ist es wichtig, dass der Bewertungssatz im Artikelstamm auf 100 % stehen bleibt.

Hinweis-Icon

Eine Abwertung kann nur entweder über den Bewertungssatz oder über den kalkulatorischen Einkaufspreis erfolgen. Nehmen Sie beide Möglichkeiten in Anspruch, würde eine doppelte Abwertung erfolgen.

 
 
 

Gehen Sie hierzu in der Warenwirtschaft über <<Regiezentrum>> <Stammdaten> <Artikel> in das Register »Kalkulation« und nehmen Sie folgende Änderung vor:

Wählen Sie in dem Feld „Preispflege kalkulat. EK“ über das Dropdown-Menü die Einstellung „EK wird manuell gepflegt“ aus. Tragen Sie im Feld „Kalkulat. Einkaufspreis“ den von Ihnen gewünschten Preis ein.

Hinweis-Icon

Möchten Sie die Bewertungssätze nicht in den Stammdaten verändern, haben Sie die Möglichkeit, für die Inventur die Bewertungssätze zu ändern. Diese Änderung betrifft ausschließlich die Inventur und wird nicht in die Stammdaten zurückgeschrieben.

 
 
 

Rechenbeispiel

Kalk EK = 450,00 EUR

Bewertungssatz = 100 %

Lagerbestand = 2

Inventurwert = 900,00 EUR

 
 

Jetzt sind alle Vorbereitungen für eine erfolgreiche Inventur mit der Sage Office Line abgeschlossen. Im zweiten Teil unseres ratGEBERs Inventur zeigen wir, wie die Inventur durchgeführt wird und welche Einstellungen Sie beachten müssen, um Ihre Inventur erfolgreich abzuschließen.

 
 

Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen sind mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendwelcher Art verbunden. Abaco Soft übernimmt folglich keine Verantwortung und wird keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgend eine Art der Benutzung dieser Informationen oder Teilen davon entsteht.

 

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